Die Begriffe werden in Gesprächen manchmal synonym verwendet. Das führt zu falschen Erwartungen hinsichtlich dessen, was ein Zahlungsterminal oder eine Schnittstelle leisten kann. Indem man die drei Abläufe getrennt benennt, kann man Software und Zuständigkeiten korrekt organisieren.
Dies ist der Betrag, den der Patient direkt an die Praxis zahlt, beispielsweise per Karte, SoftPOS, in bar oder per Überweisung. Der Zahlungsdienstleister bestätigt die Transaktion und führt die Auszahlung gemäß dem Vertrag durch.
Eine Transaktionsreferenz kann dabei helfen, den Betrag intern abzugleichen, sollte jedoch möglichst keine unnötigen medizinischen Angaben enthalten.
Über eFact oder die entsprechende medizinische Software werden Informationen zu den erbrachten Leistungen elektronisch an die Krankenkasse übermittelt. Für Ärzte ist die elektronische Abrechnung in vielen ambulanten Fällen seit dem 1. September 2025 verpflichtend, wobei gesetzliche Ausnahmen gelten.
Dieser Datenfluss nutzt medizinische Software, Nomenklatur und branchenspezifische Regeln. Ein Kartenterminal führt dies nicht aus.
Beim Drittzahler zahlt der Patient in der Regel nur den Eigenanteil, während ein anderer Teil gemäß den geltenden Vorschriften direkt mit dem Versicherungsträger abgerechnet wird. Die medizinische Software berechnet diese Komponenten und stellt sie in Rechnung.
Das Terminal nimmt nur den Betrag entgegen, den Sie ihm anbieten. Es legt nicht selbstständig fest, welchen Anteil der Patient und welchen die Krankenkasse übernimmt.
Eine unterstützte Schnittstelle kann den vom Patienten zu zahlenden Betrag aus der Praxis- oder Kassensoftware an das Terminal übermitteln und den Zahlungsstatus zurückmelden. Das reduziert doppelte Eingaben. Sie ersetzt jedoch nicht die medizinische Abrechnungslogik.
Erkundigen Sie sich bei jedem Softwareanbieter, welche Schnittstellen offiziell verfügbar sind und wer Fehlerbehebung oder Updates übernimmt.
Eine integrierte Praxis kann mehrere Systeme nutzen, ohne alles in eine einzige Anwendung zwängen zu müssen. Das Wichtigste ist, dass jeder Prozess eine klare Quelle, einen klaren Status und einen Verantwortlichen hat.
OmEs pay prüft, welchen Patientenbetrag Sie einziehen möchten und welche Anbindung technisch unterstützt wird. Bei den medizinischen Abrechnungsvorschriften arbeiten Sie mit Ihrer Branchensoftware, Ihrem Berufsverband und Ihrem Steuerberater zusammen.
