Checkliste für eine neue Gastronomie-Kasse und eine neue Zahlungslösung

Ein neues Geschäft, ein Umbau oder die Umstellung des Kassensystems bringen viele Details mit sich. Speisekarte, Mehrwertsteuer, Gänge, Drucker, Tische, Benutzer, Zahlungen und steuerliche Erfassung müssen einen einheitlichen Ablauf bilden. Diese Checkliste hilft dabei, rechtzeitig alle erforderlichen Informationen zu sammeln.

Konzept und Arbeitsschritte

• Anzahl der stationären und mobilen Kassenarbeitsplätze
• Speisesaal, Bar, Terrasse, Essen zum Mitnehmen und Lieferservice
• Benutzerrollen und Zugriffsrechte
• Küchen- und Bar-Drucker oder Bildschirme
• Tischplan und eventuelle Zonen

Erfahren Sie außerdem, wie ein Kassensystem für die Gastronomie für einen reibungslosen Ablauf Ihres Service sorgen kann.

Menü und Verkaufslogik

Erstellen Sie eine bereinigte Liste mit Artikeln, Preisen, Umsatzsteuercodes, Optionen, Beilagen, Gängen und Produktionsorten. Vermeiden Sie veraltete Schaltflächen und doppelte Bezeichnungen. Legen Sie fest, wie Happy Hour, Menüs, Rabatte und Personalverbrauch erfasst werden.

Lassen Sie sich vor dem Import von Ihrem Steuerberater die Umsatzsteuer- und Umsatzaufschlüsselung bestätigen.

Zahlungen

Wählen Sie stationäre und mobile Terminals entsprechend den Zahlungsstellen aus. Legen Sie fest, welche Zahlungsmethoden erforderlich sind und ob die Beträge automatisch aus der Kasse übermittelt werden sollen. Testen Sie geteilte Rechnungen, Trinkgelder, Barzahlungen, Gutscheine, Rückerstattungen und Zeitüberschreitungen.

Erkundigen Sie sich konkret nach der Auszahlung und der Berichterstattung pro Zahlungspartner.

Entdecken Sie auch die Flowmate-Kassensysteme für eine Gastronomie-Lösung, die zu Ihrem täglichen Betriebsablauf passt.

GKS 2.0 und Verwaltung

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder dem FÖD Finanzen, ob Sie unter das GKS-System fallen und welche Frist gilt. Sowohl die Registrierkasse als auch das FDM müssen für GKS 2.0 zertifiziert sein. Kümmern Sie sich rechtzeitig um die Registrierung und den Netzwerkanschluss.

Legen Sie außerdem fest, wie Tageseinnahmen, das Kassenbuch und B2B-Rechnungen über Scrada oder eine andere Software verarbeitet werden sollen.

Mehr über GKS 2.0 und die Blackbox erfährst du in unserer ausführlichen Erklärung.

Reservierungen und Online-Kanäle

Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der Buchungsplattform, der Bestellwebsite, der Geschenkgutscheine und etwaiger Hotel- oder Personalsoftware. Fordern Sie nur offiziell unterstützte Schnittstellen an und testen Sie den Status sowie die Datenübertragung.

Legen Sie ein Verfahren für Systeme fest, die nicht direkt miteinander verbunden sind.

Inbetriebnahme

• Stabiles Netzwerk und Notfallverbindung getestet
• Daten und Hardware rechtzeitig bereit
• Testdienst mit realistischen Szenarien
• Mitarbeiter entsprechend ihrer Rolle geschult
• Offene Fehler und Verantwortlicher dokumentiert
• Support-Kontakt und Referenzen verfügbar

Die richtige Wahl beginnt bei deiner Funktionsweise

Eine erfolgreiche Inbetriebnahme ist das Ergebnis von Entscheidungen, die im Vorfeld getroffen wurden. Planen Sie die Installation anhand eines Testbetriebs und nicht anhand des Zeitpunkts, zu dem die Türen zum ersten Mal geöffnet werden.