Une bonne configuration pour le secteur de la restauration ne cherche pas à tout regrouper sur un seul écran. Elle veille à ce que chaque système remplisse sa propre fonction et transmette de manière fiable les données nécessaires. Cela permet de mieux identifier les erreurs et d'éviter les doublons.
La plateforme de réservation gère les disponibilités, les confirmations et les conditions. L'acompte est prélevé via une intégration de paiement prise en charge ou un lien de paiement. Le statut du prestataire détermine si le paiement a bien été effectué.
Une connexion avec la caisse n'est disponible que si les deux systèmes la prennent officiellement en charge.
Pendant le service, Flowmate ou un autre système de caisse enregistre les tables, les articles, les options et la préparation. Les commandes sont acheminées vers le circuit de cuisine ou de bar approprié. Il est essentiel de disposer de données sources exactes pour l'établissement ultérieur des rapports.
Une avance doit être comptabilisée selon une méthode convenue et ne doit pas être comptabilisée deux fois en chiffre d'affaires.
La caisse calcule la facture et envoie le montant au terminal avec lequel une connexion est établie. Le terminal ou le prestataire confirme le statut. En cas de délai d'attente, la transaction en cours est recherchée avant de procéder à un nouveau prélèvement.
Les paiements fractionnés, les paiements en espèces, les bons d'achat et les remboursements doivent être clairement enregistrés dans la caisse.
Pour les activités soumises au système GKS, la caisse certifiée enregistre les transactions via le FDM. Avec le GKS 2.0, le FDM mis à jour transmet en ligne les détails des tickets au SPF Finances.
La clôture journalière regroupe le chiffre d'affaires et les modes de paiement. Vérifiez les écarts avant que les données ne soient transmises.
Grâce à une interface prise en charge, les recettes quotidiennes et les modes de paiement peuvent être transférés vers Scrada. Ce système permet d'utiliser des livres comptables numériques conformes à la législation et de se connecter à des logiciels de comptabilité. C'est le comptable qui définit la structure comptable.
Les factures B2B transmises via Peppol constituent toujours un flux de factures structuré distinct.
Un flux de travail fluide dans la restauration repose sur des moments de transfert bien définis. Lorsque chaque statut et chaque référence sont conservés, vous pouvez travailler plus rapidement et repérer plus facilement les écarts.
OmEs pay coordonne la caisse, les paiements, GKS 2.0, Scrada et les éventuelles intégrations de réservation avec les fournisseurs concernés et votre expert-comptable.
