Un commerçant disposant de deux points de vente ou plus souhaite souvent disposer d'une vue d'ensemble unique du chiffre d'affaires, des produits et des paiements. Dans le même temps, chaque point de vente possède ses propres caisses, son personnel, son solde de caisse, son réseau et ses particularités opérationnelles. Une bonne structure permet d'éviter que les rapports centralisés ne masquent des erreurs locales.
Déterminez quelle société effectue la vente, sur quel compte bancaire les paiements sont versés et quels comptes marchands y sont associés. Un code de localisation ne modifie pas à lui seul le bénéficiaire effectif.
Précisez également si les retours entre les différents points de vente sont autorisés et comment les bons d'achat ou les avances sont traités.
Une base de données centrale permet d'éviter les divergences de noms ou de prix, mais nécessite des règles de publication claires. Qui est habilité à effectuer une modification, à quel moment celle-ci est-elle synchronisée et que se passe-t-il lorsqu'un magasin est temporairement hors ligne ?
Utilisez des rôles et un journal des modifications afin d'éviter qu'une erreur ne se propage de manière invisible à tous les sites.
Veillez à ce que les références des terminaux et des caisses soient identifiables par établissement. Comparez quotidiennement ou périodiquement les ventes par mode de paiement avec les transactions des prestataires et les versements. En cas de règlement centralisé, vous devez toujours pouvoir attribuer le chiffre d'affaires à l'établissement concerné.
Tenez compte des remboursements, des rétrofacturations et des frais de transaction lors du rapprochement.
Chaque magasin doit savoir qui est chargé de la clôture journalière, des écarts de caisse et du contrôle des terminaux. Le siège social surveille les tendances et les anomalies, mais n'est pas tenu de résoudre lui-même chaque petit incident.
Consignez les numéros de série, les versions du micrologiciel, les informations de connexion et les procédures de contact pour chaque site.
Un environnement centralisé n'a de valeur que si les données locales sont saisies et vérifiées de manière fiable. Il convient donc de mettre d'abord en place une structure uniforme, puis de mettre en œuvre les tableaux de bord et l'automatisation.
Mettre en place plusieurs points de paiement de manière évolutive
OmEs pay recense les points de vente, les terminaux, les comptes et les rapports par site, et coordonne la configuration technique avec vos partenaires comptables et logiciels.
