Les devis utilisent souvent différents modèles de tarification. Certains indiquent un montant par paiement par carte bancaire, d'autres un pourcentage par type de carte ou encore un forfait avec des frais fixes. Il est donc conseillé de créer vous-même un modèle de comparaison unique dans lequel chaque prestataire est évalué selon les mêmes hypothèses.
Notez le nombre de transactions, le chiffre d'affaires total des paiements, la valeur moyenne et les modes de paiement. Pour les activités saisonnières, indiquez également la période de forte affluence. Sans connaître la répartition des modes de paiement, vous ne pouvez pas évaluer une offre proposant des frais de débit faibles et des frais de carte de crédit plus élevés.
Si vous ne disposez pas encore de données, travaillez avec trois scénarios et actualisez-les après les premiers mois.
Les frais fixes comprennent notamment le loyer, les logiciels, la carte SIM et les services. Les frais variables dépendent des transactions et des types de cartes. Une formule avec des frais fixes plus élevés peut s'avérer avantageuse en cas de volume important ; pour un débutant, c'est l'inverse qui peut s'appliquer.
Prenez en compte les frais d'installation ou d'achat ponctuels sur la même période de comparaison.
La saisie manuelle des montants, le tri des paiements ou les longs délais d'attente pour obtenir de l'aide ont un coût, même s'il n'apparaît pas sur la facture du prestataire. Une connexion à la caisse enregistreuse ou un meilleur système de reporting peut permettre de gagner quelques minutes chaque jour et de limiter les erreurs.
Pensez également au remplacement et aux temps d'arrêt. Vérifiez ce qui est inclus.
Calculez le coût total pour douze mois et, le cas échéant, pour toute la durée du contrat. Divisez ce montant par le nombre de transactions et le chiffre d'affaires des paiements pour avoir une idée, mais tenez également compte des dépenses en espèces en valeur absolue.
Répétez ce calcul chaque année lorsque le volume ou la composition du portefeuille de cartes évolue. La formule la plus adaptée au départ n'est pas forcément la meilleure une fois la croissance amorcée.
Vous souhaitez connaître le coût réel des paiements électroniques ? Découvrez-en davantage sur Ce que coûte réellement le paiement électronique.
Pour qu'une comparaison soit équitable, il faut utiliser les mêmes données, la même période et les mêmes attentes en matière de service. Ce n'est qu'ainsi que l'on peut déterminer si un tarif plus bas permet réellement de réaliser des économies ou s'il ne fait que masquer un autre poste de dépenses.
Une comparaison équitable commence également par un un terminal de paiement et une caisse adaptés à votre PME.
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