Betaalkosten voor een KMO vergelijken zonder appels met peren

Offertes gebruiken vaak verschillende prijsmodellen. De ene formule toont een bedrag per bancontactbetaling, de andere een percentage per kaarttype of een bundel met vaste kosten. Maak daarom zelf één vergelijkingsmodel waarin elke aanbieder met dezelfde aannames wordt doorgerekend.

Verzamel drie maanden echte data

Noteer aantal transacties, totale betaalomzet, gemiddelde waarde en betaalmethoden. Gebruik bij seizoenswerk ook een drukke periode. Zonder kaartmix kan je een aanbieding met lage debetkosten en hogere kredietkaartkosten niet beoordelen.

Heb je nog geen data, werk dan met drie scenario’s en actualiseer na de eerste maanden.

Scheid vast en variabel

Vaste kosten zijn onder meer huur, software, simkaart en service. Variabele kosten hangen samen met transacties en kaarttypes. Een formule met hogere vaste kosten kan voordelig worden bij groter volume; bij een starter kan het omgekeerde gelden.

Tel eenmalige installatie of aankoop over dezelfde vergelijkingsperiode mee.

Waardeer tijd en risico

Manueel bedragen invoeren, uitbetalingen uitzoeken of lang wachten op support heeft een kost, ook als die niet op de providerfactuur staat. Een kassakoppeling of betere rapportering kan dagelijks minuten besparen en fouten beperken.

Denk ook aan vervanging en stilstand. Controleer wat inbegrepen is.

Lees de kleine voorwaarden groot

• Minimumduur en automatische verlenging
• Indexatie of tariefwijziging
• Opzegvergoeding en retour hardware
• Kosten voor internationale kaarten, refunds of chargebacks
• Settlementtermijn en eventuele reserves
• Supporturen en interventiekosten

Vergelijk op jaarbasis

Bereken de totale kost voor twaalf maanden en eventueel de volledige contractduur. Deel die door aantal transacties en betaalomzet voor inzicht, maar kijk ook naar absolute cashuitgaven.

Herhaal de berekening jaarlijks wanneer volume of kaartmix verandert. De beste formule bij de start blijft niet noodzakelijk de beste na groei.

Wil je weten wat elektronisch betalen werkelijk kost? Lees dan ook meer over wat elektronisch betalen echt kost.

De juiste keuze begint bij je werking

Een eerlijke vergelijking gebruikt dezelfde data, periode en serviceverwachting. Pas dan zie je of een lager tarief werkelijk bespaart of alleen een ander kostenblok verbergt.

Een eerlijke vergelijking begint ook bij een betaalterminal en kassa die bij je KMO passen.

Ontdek welke betaaloplossingen voor KMO aansluiten bij jouw manier van werken.