L'ouverture d'un nouvel établissement, des travaux de rénovation ou la migration vers un nouveau système de caisse impliquent de nombreux détails à prendre en compte. Le menu, la TVA, les plats, les imprimantes, les tables, les utilisateurs, les paiements et l'enregistrement fiscal doivent former un ensemble cohérent. Cette liste de contrôle vous aide à recueillir les informations nécessaires en temps utile.
Établissez une liste épurée des articles, des prix, des codes TVA, des options, des suppléments, des plats et des lieux de production. Évitez les anciens boutons et les doublons dans les noms. Déterminez comment enregistrer les « happy hours », les menus, les réductions et la consommation du personnel.
Demandez à votre expert-comptable de valider la répartition de la TVA et du chiffre d'affaires avant l'importation.
Choisissez des terminaux fixes et mobiles en fonction des points de paiement. Déterminez les modes de paiement nécessaires et si les montants doivent être transmis automatiquement depuis la caisse. Testez les factures fractionnées, les pourboires, les paiements en espèces, les bons d'achat, les remboursements et les délais d'expiration.
Vérifiez concrètement les modalités de paiement et de déclaration pour chaque partenaire de paiement.
Vérifiez auprès de votre expert-comptable ou du SPF Finances si vous relevez du système GKS et quelle est la date limite applicable. La caisse enregistreuse et le FDM doivent tous deux être certifiés GKS 2.0. Veillez à effectuer l'enregistrement et la mise en réseau en temps utile.
Déterminez également comment les recettes journalières, le livre de caisse et les factures B2B sont traités via Scrada ou d'autres logiciels.
Pour en savoir plus sur GKS 2.0 et la « boîte noire », consultez notre explication détaillée.
Faites l'inventaire de la plateforme de réservation, du site de commande, des chèques-cadeaux et des éventuels logiciels de gestion hôtelière ou de gestion du personnel. Ne demandez que les connexions officiellement prises en charge et testez le statut ainsi que le transfert des données.
Définissez une procédure pour les systèmes qui ne sont pas directement interconnectés.
Une mise en service réussie est le fruit de choix définis en amont. Planifiez l'installation en fonction d'un service de test et non en fonction de la date de l'ouverture officielle.
OmEs pay regroupe Flowmate, les terminaux de paiement, GKS 2.0, Scrada et les intégrations prises en charge au sein d'un seul plan de mise en œuvre.
