Les médecins, dentistes, kinésithérapeutes et autres professionnels de santé ne travaillent pas tous de la même manière. Certains cabinets disposent d'une réception centrale, d'autres de plusieurs salles de soins ou de professionnels de santé exerçant à titre indépendant. La configuration des terminaux doit refléter cette structure.
Un terminal fixe est adapté lorsque tous les patients effectuent leur paiement à un seul guichet. Un terminal mobile peut être déplacé d'une pièce à l'autre ou utilisé directement après une consultation. Le SoftPOS peut s'avérer intéressant pour une utilisation mobile limitée ou pour les visites à domicile.
Testez la portée, l'autonomie de la batterie et la visibilité. Un appareil qui est constamment hors de portée ou placé dans un endroit visible du public n'est pas adapté à une utilisation pratique.
Dans un cabinet de groupe, plusieurs prestataires de soins, numéros d'entreprise ou comptes bancaires peuvent être concernés. Déterminez à l'avance si les paiements seront traités de manière centralisée ou par entité, et quelles références sont nécessaires pour la répartition interne.
Un nom de terminal ou un filtre de rapport ne modifie pas le bénéficiaire effectif. Demandez à votre comptable de vérifier la structure.
La solution de paiement ne nécessite aucune information relative au diagnostic ou au traitement. Utilisez des descriptions neutres et veillez à ce que les montants ou les noms ne soient pas visibles inutilement par les autres patients. N'accordez aux collaborateurs que les droits dont ils ont besoin.
Dans la mesure du possible, séparez les données administratives des patients, les informations relatives au paiement et les données des cartes. Le prestataire certifié se charge du traitement des informations de paiement sensibles.
Une connexion peut transférer automatiquement le montant ou renvoyer le statut, mais uniquement si le logiciel du cabinet, la caisse enregistreuse et le prestataire disposent d'une interface compatible. Demandez la documentation et faites tester cette combinaison.
Il ne faut pas confondre le paiement par carte avec eFact, les attestations ou le traitement des paiements par des tiers. Il s'agit là de processus administratifs distincts dans le domaine des soins de santé.
Une bonne configuration du cabinet facilite le paiement sans générer de données supplémentaires sur les patients ni de tâches administratives supplémentaires. Ne choisissez l'appareil qu'une fois que le lieu de paiement, l'entité, le logiciel et les questions de confidentialité ont été clairement définis.
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