Peppol via Scrada: houd B2B-facturen en kassaverkoop uit elkaar

Scrada kan Peppol-facturen ontvangen en versturen en tegelijk digitale dagontvangsten- en kasboeken ondersteunen. Die functies komen in hetzelfde platform samen, maar dienen verschillende transacties. Een duidelijke beslisregel voorkomt dubbele omzet of ontbrekende facturen.

Wanneer is Peppol relevant?

Peppol is relevant wanneer je een gestructureerde factuur aan een Belgische btw-plichtige onderneming moet sturen of er één ontvangt, behoudens toepasselijke uitzonderingen. Het netwerk vervoert machineleesbare factuurgegevens tussen aangesloten software.

Een pdf per e-mail alleen is geen gestructureerde e-factuur in de zin van de verplichting.

Wil je het verschil tussen kassa, betaling en Peppol beter begrijpen? Lees dan KMO: kassa en Peppol uitgelegd.

Wat met een gewone kassaverkoop?

Een particuliere B2C-verkoop wordt via kassa en dagontvangsten verwerkt en valt niet onder dezelfde B2B-verplichting. Geef je achteraf een B2B-factuur voor een reeds geregistreerde verkoop, dan moet de omzet boekhoudkundig niet dubbel ontstaan.

Leg met je accountant vast hoe de kassa, factuur en betaling aan elkaar worden gekoppeld.

Hoe Scrada kan ondersteunen

Scrada biedt Peppol Box-functies en koppelingen met kassa en boekhoudsoftware. Welke facturen, aantallen en automatiseringen inbegrepen zijn, hangt af van het abonnement en de actuele voorwaarden.

De factuur moet correcte ondernemings-, btw-, lijn- en referentiegegevens bevatten. Kassadata alleen bevat mogelijk niet alles.

Ontdek hoe Scrada je kassadata koppelt aan wettelijke boeken en boekhouding.

Praktische beslisflow

• Particuliere klant zonder factuur: kassaverkoop en dagontvangsten
• Zakelijke klant met factuur: gestructureerde B2B-factuur via geschikte software
• Betaling aan terminal: koppelen aan verkoop of factuurreferentie
• Voorschot: correct boeken en later verrekenen
• Creditnota of refund: beide administratieve en betaalstatus bijwerken

Controleer geen omzet dubbel

Wanneer een verkoop eerst in de kassa staat en daarna als factuur wordt aangemaakt, moet de boekhouding weten dat het om dezelfde economische transactie gaat. Gebruik een vaste procedure en referentie.

Test de flow samen met de accountant voordat medewerkers willekeurig een factuur naast de kassabon aanmaken.

Een goede Scrada-koppeling helpt om gegevens tussen kassa, administratie en boekhouding consistent door te geven.

De juiste keuze begint bij je werking

Peppol, kassa en betaling vullen elkaar aan. De sleutel is herkennen welke klant en transactie een gestructureerde factuur vereisen en hoe je voorkomt dat dezelfde omzet twee keer wordt geboekt.