SoftPOS comme solution de secours ou point de paiement supplémentaire : comment l'utiliser à bon escient

Pendant les soldes, un week-end en terrasse, un salon ou en cas de problème technique, ce qui compte avant tout, c'est la rapidité avec laquelle vous pouvez mettre en place une solution de remplacement en toute sécurité. SoftPOS peut être une solution adaptée, mais uniquement si l'application, le smartphone, le compte et la procédure interne ont été préparés avant le pic d'activité.

SoftPOS : accepter des paiements sans terminal de paiement dédié

La sauvegarde signifie « activée à l'avance »

Télécharger une application au moment même où le terminal tombe en panne ne constitue pas un plan d'urgence à part entière. L'intégration du commerçant, l'identification et l'activation de l'appareil peuvent prendre du temps. Il est donc recommandé d'installer et de tester la solution au préalable en effectuant une petite transaction suivie d'un remboursement.

Vérifiez régulièrement que l'application est toujours connectée, que l'appareil est à jour et que l'employé sait quel compte utiliser. Une sauvegarde qui n'a pas été ouverte depuis des mois peut, au moment crucial, demander une mise à jour ou une nouvelle vérification.

Qu'est-ce que le SoftPOS ?

Capacité de pointe sans terminal permanent supplémentaire

Pour un événement annuel, un week-end de fin d'année ou une boutique éphémère, SoftPOS peut fournir un point de paiement sans contact supplémentaire. Les employés peuvent ainsi encaisser les clients à un autre endroit et désengorger la file d'attente.

Précisez toutefois comment le montant de la vente est calculé. Est-il saisi manuellement, transmis depuis une caisse mobile ou enregistré a posteriori ? La transaction de paiement ne remplace pas à elle seule l'enregistrement de la vente.

Paiements et caisse pour les pics d'activité dans le commerce de détail

Six vérifications à effectuer avant de passer en direct

• Le smartphone est-il officiellement compatible et entièrement à jour ?
• Les modes de paiement et les limites de transaction requis ont-ils été confirmés ?
• La connexion Wi-Fi ou les données mobiles sont-elles suffisantes sur le lieu d'utilisation ?
• L'appareil est-il chargé et accessible sans verrouillage personnel ?
• L'équipe sait-elle comment vérifier un paiement échoué ou un double paiement ?
• Le rapport SoftPOS est-il correctement intégré dans la clôture journalière et la comptabilité ?

Sécurisez le terminal d'urgence comme s'il s'agissait d'un terminal de paiement

Utilisez un appareil géré par l'entreprise, doté d'un code PIN ou d'une authentification biométrique, d'une fonction d'effacement à distance et d'un accès limité aux applications. Ne laissez pas les clés API ou les mots de passe administrateur à la vue de tous. Retirez les droits d'accès lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise ou en cas de perte d'un smartphone.

Un compte partagé complique l'identification des erreurs ou des remboursements. Dans la mesure du possible, utilisez des rôles d'utilisateur individuels et n'accordez que les droits nécessaires.

Mettez en place une procédure d'urgence simple

Notez à quel moment le SoftPOS est activé, qui prend cette décision, comment le client reçoit une confirmation et comment les transactions sont associées aux ventes. Notez également qui contacte le service d'assistance et quelles informations sont nécessaires.

Après l'incident, comparez les transactions SoftPOS, la caisse et les paiements. Vous éviterez ainsi que le problème technique ne se transforme par la suite en écart comptable.

Le bon choix commence par votre fonctionnement

SoftPOS fonctionne bien comme solution de secours, à condition qu'il ne s'agisse pas d'une solution de fortune. Activez, testez et documentez la solution au préalable. Ainsi, un smartphone vous apportera une continuité supplémentaire sans que vous ne perdiez le contrôle des ventes et des paiements.